ΠΡΟΣΥΝΕΔΡΙΑΚΗ ΓΡΑΜΜΑΤΕΙΑ (Περιγραφή Υπηρεσιών)
Θα αρχίσει να λειτουργεί την επόμενη μέρα
από την ανάθεση του Συνεδρίου στο FORUM και θα
απαρτίζεται από πολύγλωσσο έμπειρο προσωπικό που θα έχει
στη διάθεσή του μηχανογραφικό εξοπλισμό με ειδικό
πρόγραμμα διαχείρισης Συνεδρίων. Μερικές από τις
υπηρεσίες της προσυνεδριακής γραμματείας αναφέρονται
παρακάτω:
1) Αλληλογραφία (e-mail, fax) με τους
προσκεκλημένους ομιλητές, με τους συνέδρους τους
χορηγούς κλπ
2) Φροντίδα και προετοιμασία των εντύπων του
συνεδρίου (επιστολόχαρτο, 1η, 2η ανακοίνωση, φόρμες
εγγραφής, φόρμες κράτησης ξενοδοχείων, φόρμες abstract,
αφίσα συνεδρίου, φάκελο συνεδρίου, έντυπο εκθετών,
πρόγραμμα συνεδρίου, τόμος περιλήψεων εργασιών,
κονκάρδων, διπλωμάτων συμμετοχής κλπ)
3) Επαφές και συμφωνίες για εκτυπώσεις,
οπτικοακουστικά μέσα, διερμηνείς, ξενοδοχεία, κλείσιμο
αιθουσών, εκθεσιακών χώρων και γενικά με όλους τους
προμηθευτές του Συνεδρίου.
4) Δημιουργία από το ειδικό τμήμα μας, με
την υπόδειξη της Οργ. Επιτροπής, των εντύπων (εικόνες,
λογότυπο συνεδρίου, πλάνο συνεδριακού χώρου και χώρου
εκθετών κλπ).
5) Ταχυδρόμηση και αποστολή με courier
παντός τύπου επιστολών ή υλικού του συνεδρίου.
6) Ειδική διακόσμηση αιθουσών, εφόσον αυτό
ζητηθεί από την Ο.Ε.
7) Προετοιμασία και αποστολής των
ανακοινώσεων του Συνεδρίου
8) Ανάληψη πάσης φύσεως πληρωμών για
λογαριασμό της Ο.Ε.
9) Εισπράξεις από συνέδρους και χορηγούς για
λογαριασμό της Ο.Ε.
10) Επιλογή πρόσθετου προσωπικού για τη
γραμματεία κατά τη διάρκεια του Συνεδρίου.
11) Φροντίδα και επιλογή για πρόσληψη
ειδικών γραμματέων, που ίσως χρειαστούν ομάδες συνέδρων
ή χορηγοί.
12) Περιοδική έκθεση για την πορεία και τον
προϋπολογισμό.
13) Επαφές με χορηγούς, φορείς, ξένες
εταιρείες για αναζήτηση παντός είδους χορηγιών.
14) Οργάνωση και παρακολούθηση του τμήματος
προβολής του συνεδρίου
15) Προετοιμασία μηχανοργάνωσης Γραμματείας
16) Σήμανση χώρου